Ausfüllhinweise

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Allgemeines

Die Ausfüllhinweise finden Anwendung im elektronischen Verfahren, im Falle einer Einschränkung/Störung der elektronischen Kommunikation oder in anderen Fällen, in denen noch Papierausdrucke der Formblätter Verwendung finden (z. B. Befreiung von der elektronischen Form in Härtefällen). Das Ergänzende Formblatt (EGF) sowie die Formblätter der Nachweisverordnung, Deckblatt Entsorgungsnachweise (DEN), Verantwortliche Erklärung (VE) und Deklarationsanalyse (DA), können Sie als PDF, das entspricht der Papierform, hier ausfüllen und ausdrucken.

Bei Papierform: Die Einteilungen innerhalb der Felder dienen nur zur Orientierung; sie brauchen bei maschineller Beschriftung und auch bei Beschriftung mit der Hand nicht als Zeichenabstand benutzt zu werden. Bitte beschriften Sie die Formblätter nur in schwarzer oder blauer Farbe, wobei wir Sie bitten, die äußeren Feldbegrenzungen einzuhalten. Der ursprüngliche Inhalt Ihrer Eintragung darf nicht unleserlich gemacht werden. Im Falle einer Korrektur machen Sie bitte kenntlich, ob diese bei der ursprünglichen Eintragung oder erst später erfolgt ist.

Bitte beachten Sie, dass für Abfallerzeuger-/besitzer die elektronische Nachweisführung seit dem 01.04.2010 den Regelfall bei der Entsorgung gefährlicher, nachweispflichtiger Abfälle darstellt, soweit keine Entsorgung über einen zugelassenen Einsammler möglich ist.

Soweit Ihnen noch keine Software zur Verfügung steht, mit der Sie die elektronische Nachweisführung abwickeln können, wenden Sie sich bitte an Ihr Entsorgungsunternehmen oder an einen der am Markt tätigen Anbieter von Providersystemen. Es besteht auch die Möglichkeit, über das Länder-eANV bei der ZKS-Abfall die erforderlichen Nachweisdokumente elektronisch zu erstellen und mit den Abfallwirtschaftsbeteiligten zu kommunizieren (www.zks-abfall.de).

Sollte Ihnen noch kein Entsorgungsunternehmen bekannt sein, und Ihnen auch noch keine Informationen zu Softwareunternehmen bzw. Providersystemen vorliegen, rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gern weiter.

Die nachfolgenden Ausfüllhinweise orientieren sich in der Nummerierung an den Formblättern, wie sie im Bundesgesetzblatt (BGBl. I S. 2298) für die Papierform bekannt gegeben wurden. In der elektronischen Form sind die Unterpunkte in der Nummerierung nach der BMU-Schnittstellendefinition nicht mehr enthalten; für daraus resultierende Abweichungen bitten wir um Verständnis.

 

Formblatt Deckblatt Entsorgungsnachweise (DEN) Formblatt DEN

Dieses Formblatt dient als Vorblatt für die verschiedenen Nachweisverfahren.

Nachweis-Nr.

Die Nachweis-Nr. (oben rechts) für den Entsorgungsnachweis wird von der Behörde, die für die Entsorgungsanlage zuständig ist, vergeben. In Niedersachsen erhalten Sie die Nachweisnummer von der NGS.

Ankreuzen

Kreuzen Sie bitte in jedem Fall das von Ihnen gewünschte Nachweisverfahren EN Entsorgungsnachweis oder SN Sammelentsorgungsnachweis an.

Der Abfallerzeuger/Einsammler hat auch anzugeben, ob es sich um einen Entsorgungsnachweis oder Sammelentsorgungsnachweis mit Behördenbestätigung oder im privilegierten Verfahren handelt, und ob die Entsorgungsmaßnahme nach seiner Beurteilung als Verwertung oder Beseitigung einzustufen ist; an die Einstufung (Selbsteinschätzung) sind die Behörden nicht gebunden.

Ist Ihnen der Entsorgungsweg noch nicht bekannt, lassen Sie die Felder ›Verwertung‹ oder ›Beseitigung‹ bitte offen. Ob es sich um eine ›Verwertung‹ oder ›Beseitigung‹ handelt, hängt von dem Verfahren der Entsorgungsanlage ab. Wenn Sie die geplante Entsorgungsmaßnahme aufgrund Ihrer Einschätzung nicht oder nicht sicher einordnen können, lassen Sie die Felder bitte ebenfalls frei. In Zweifelsfragen sprechen Sie die NGS, Ihren Entsorger oder Ihre zuständige Überwachungsbehörde an.

Angaben zum Abfallerzeuger

Beachten Sie bitte beim Eintragen der Anschrift, dass diese mit der offiziellen Bezeichnung gemäß dem Eintrag im Handelsregister oder der Gewerbeanmeldung Ihrer Firma übereinstimmt.

Im Feld 1 sind alle Angaben zum Abfallerzeuger (Verwaltungsanschrift), bei Sammelentsorgungsnachweisen die Angaben des Einsammlers einzutragen.

Die Angaben in den Feldern 1.4 bis 1.6 müssen mit der elektronischen Zugangsadresse identisch sein, mit der der Erzeuger/Einsammler bei der ZKS-Abfall registriert ist. Wurde zusätzlich eine abweichende Adresse registriert, ist zu klären, unter welcher elektronischen Adresse Sie die Rückantwort erhalten möchten.

Formblatt DEN

Diese Rücksendeadresse ist zwingend unter Zugang einzutragen, wobei die Provider-Nr. mit Rolle „PROV“ und die Behördliche–Nr. mit Rolle (z. B. Erzeuger-Nr. mit Rolle „ERZ“) anzugeben sind. Erfolgt dies nicht, wird die Zustellung an die elektronische Zugangsadresse bewirkt, mit der Sie bei der ZKS registriert sind (Default-Adresse).

Sofern eine Bevollmächtigung gem. § 3 Abs. 4 NachwV vorgesehen ist, sind in Feld 2 die Angaben zum Bevollmächtigten einzutragen; für diese und für darüber hinausgehende Vollmachten in der Vorabkontrolle muss im elektronischen Verfahren das ergänzende Formblatt (EGF) verwendet werden.

Das Feld „für Vermerke des Abfallerzeugers“ ist bei Erstellung eines Entsorgungsnachweises oder Sammelentsorgungsnachweises nicht auszufüllen. In diesem Feld sind vom Abfallerzeuger oder Einsammler die dort vorgesehenen Daten erst dann einzutragen, wenn bereits ein bestätigungspflichtiger Entsorgungsnachweis oder Sammelentsorgungsnachweis durch eine sog. fiktive Bestätigung im Sinne von § 5 Abs. 5 NachwV zustande gekommen ist. Dabei dient das von der Behörde bestätigte Eingangsdatum der Berechnung der Frist, ab deren Ablauf der Entsorgungs- /Sammelentsorgungsnachweis nutzbar ist.

Im elektronischen Verfahren sind diese Angaben vom Erzeuger/Einsammler zu signieren (§ 17 Abs. 1 NachwV).

 

Formblatt Verantwortliche Erklärung (VE)

Hinweis: In der Papierform besteht die Verantwortliche Erklärung aus den Seiten 1 und 2 der VE. In der elektronischen Form sind die Inhalte gemäß den Vorgaben der bundesrechtlichen Schnittstelle zwar gleich, die optische Darstellung in der jeweiligen Softwareanwendung kann aber in Ansicht und Systemausdruck abweichen. Das unten abgebildete Formblatt ist mittels „ZEDAL-Forms“ generiert und stellt ein Beispiel dar.

Formblatt VE

Das Formblatt dient zur Beschreibung der Abfallherkunft.

Das Formblatt VE ist vom Abfallerzeuger bzw. Einsammler auszufüllen. Sofern ein Dritter das Formblatt für den Abfallerzeuger ausfüllt, übernimmt der Abfallerzeuger mit seiner notwendigen Signatur – in der Papierform mit seiner Unterschrift – die volle Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit der gemachten Angaben.

Nachweis-Nr.

Die Nachweis-Nr. (oben rechts) der Verantwortlichen Erklärung (VE) ist mit der Nachweis-Nr. des Deckblattes DEN identisch.

Im Einzelentsorgungsnachweisverfahren ist das Feld 1 vollständig auszufüllen, im Sammelentsorgungsnachweisverfahren entsprechend das Feld 2.

Die Erzeugernummer im Feld 1.1 erhält der Abfallerzeuger, die Beförderernummer in Feld 2.1 der Einsammler von seiner zuständigen Behörde, in Niedersachsen den staatlichen Gewerbeaufsichtsämtern. Die Nummern dienen der Identifikation des Abfallerzeugers bzw. des Einsammlers.

Da Entsorgungsnachweise im Einzelentsorgungsnachweisverfahren anfallstellenbezogen erbracht werden müssen, können die Angaben zur Abfallherkunft in den Feldern 1.2 bis 1.7 von den Angaben zum Abfallerzeuger im Formblatt DEN abweichen. Bei der Abfallherkunft kann es sich um einen räumlich vom Hauptsitz des Abfallerzeugers getrennten Ort handeln. Die Eintragungen müssen mit den Daten der Registrierung der jeweiligen Erzeugernummer übereinstimmen; Abweichungen zur Registrierung sind unter Bezeichnung der Anfallstelle anzugeben.

Die Anfallstelle in Feld 1.8 kann ein Betriebsteil innerhalb eines Werkes (z. B. Lackieranlage, Chemikalienlager) oder eine Niederlassung im gleichen Bundesland ohne eigene Erzeuger-Nr. sein. Bei von der postalischen Adresse abweichenden Ortsangaben sollten auch die Koordinaten in den jeweiligen Feldern angegeben werden. Im Rahmen von Baumaßnahmen ist die Baustelle zu benennen.

Im Feld 2.1 gibt der Einsammler an, in welchen Bundesländern er den Sammelentsorgungsnachweis nutzen möchte; es sind hierfür die Landeskenner (vgl. § 28 Abs. 6 NachwV) auch dann zu verwenden, wenn nur in einzelnen Teilgebieten eines Landes gesammelt werden soll. Es können auch auf Landkreise bezogene Eingrenzungen vorgenommen werden (Benennung der Gemeindeschlüssel 5-stellig oder der Name des Landkreises).

Abfallbeschreibung

Das Feld 3 dient dazu, den Abfall zu beschreiben. Die Abfallbeschreibung bildet die Grundlage für die durch den Entsorger bestätigte Annahmeerklärung.

In Feld 3.1 (Betriebsinterne Bezeichnung) soll der Abfall so beschrieben werden, wie er im Unternehmen tatsächlich genannt wird. Der zwingend einzutragende Abfallschlüssel und die dazugehörige Abfallbezeichnung müssen entsprechend der Abfallverzeichnis-Verordnung (AVV) miteinander übereinstimmen.

Bei einem Entsorgungs-/Sammelentsorgungsnachweis für Altöle oder Althölzer mit mehreren Abfallschlüsseln wird im Abfallschlüsselfeld nur der prägende Abfallschlüssel (§ 3 Abs. 1 Satz 4, § 9 Abs. 2 Satz 2 NachwV) eingetragen. Weitere Abfallschlüssel der Sammelkategorie sind in der Deklarationsanalyse anzugeben.

Im Feld 3.2 ist einzutragen, ob eine Vorbehandlung von Abfällen beim Abfallerzeuger durchgeführt wurde. Die Art der Vorbehandlung ist präzise zu beschreiben; unter Vorbehandlung ist beispielsweise eine Sortierung, Verpressung, Zerkleinerung oder Entwässerung von Abfällen zu verstehen.

Im Feld 3.3 ist stets die Konsistenz des Abfalls anzukreuzen, da diese für die Beurteilung entscheidend sein kann. Wird nicht nur eine Konsistenz angegeben, ist dies im Formblatt DA zu begründen.

Es ist in Feld 3.4 stets anzukreuzen, ob eine Deklarationsanalyse (z. B. Analysenbericht) beigefügt ist. Ist sie nicht beigefügt, ist dies zu begründen (vgl. Hinweise zur Deklarationsanalyse in Nr. 3).

Im Feld 4.1 ist die Gesamtmenge – nicht wie bisher die Jahresmenge – bezogen auf die beantragte Laufzeit anzugeben.

Es ist im Feld 5 zwingend die beantragte Laufzeit (max. 5 Jahre) anzugeben; die Laufzeit kann bei Entsorgungsnachweisen auch für die Berechnung der Gebühren maßgebend sein.

Die Verantwortliche Erklärung ist im Feld 6 stets rechtsverbindlich zu unterzeichnen bzw. mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) zu versehen; im Falle der Bevollmächtigung hat der Bevollmächtigte zu unterzeichnen bzw. zu signieren, der im Formblatt DEN angegeben ist. Die schriftliche Vereinbarung, die der Abfallerzeuger und sein Bevollmächtigter gemäß § 3 Abs. 4 Nachweisverordnung getroffen haben, ist der NGS im Regelfall mit einzureichen, und zwar im elektronischen Verfahren als angehängtes PDF-Dokument. Die Vorlage der Vereinbarung ist entbehrlich, wenn über ein ergänzendes Formblatt (EGF) eine Verfahrensvollmacht erteilt wird.

 

Ergänzendes Formblatt (EGF)

Formblatt EGF

Das Formblatt ergänzt die zur Führung von (Sammel-)Entsorgungsnachweisen nach der Nachweisverordnung zu verwendenden Formblätter.

Bei Sammelentsorgungsnachweisen ist eine Bevollmächtigung für die Abgabe der Verantwortlichen Erklärung nicht möglich (vgl. LAGA M 27, Randnr. 124 ff.).

Das EGF ist Bestandteil der bundeseinheitlichen Schnittstelle und daher auch im elektronischen Nachweisverfahren zur Übermittlung strukturierter Nachrichten für die benannten Funktionen verwendbar.

Weitergehende aktuelle Informationen finden Sie in den Hinweisen zur Nutzung des Ergänzenden Formblatts (EGF).

Mit dem ergänzenden Formblatt (EGF) kann der Erzeuger oder Besitzer von Abfällen, im Weiteren „Abfallerzeuger“ genannt, gegenüber der zuständigen Behörde bzw. Zentralen Stelle Bevollmächtigungen und/oder andere Beauftragungen vornehmen, ergänzende Anträge stellen, sowie in den Fällen, in denen landesrechtlich eine Andienungspflicht besteht, dieser nachkommen (siehe Klammerzusatz Kopfzeile).

Pro (Sammel-)Entsorgungsnachweis ist ein separates Formblatt EGF auszufüllen.

In der Kopfzeile sind zum Zwecke der Zuordnung die Nummer des (Sammel-) Entsorgungsnachweises (soweit bekannt) und der Abfallschlüssel anzugeben.

zu 1

Hier erfolgen notwendige Angaben zum Abfallerzeuger/-besitzer. Dabei ist im Feld „Erzeugernummer“ die von der zuständigen Behörde vergebene Nummer einzutragen. Falls die Anfallstelle (Nr. 1.6 und 1.7) von der Firmenanschrift (Nr. 1.1 bis 1.3) abweicht, ist diese anzugeben.

zu 1.4

Formblatt EGF

Soweit der Abfallerzeuger/-besitzer am elektronischen Nachweisverfahren teilnimmt, ist unter Nr. 1.4 der insoweit für die zuständige Behörde bzw. Zentrale Stelle maßgebliche Ansprechpartner zu benennen.

zu 1.5

Hier ist anzugeben, an welche elektronische Empfangsadresse die Behörde bzw. Zentrale Stelle ihre elektronischen Dokumente/Entscheidungen zu übermitteln hat; das ist im Regelfall die elektronische Zugangsadresse, mit der Sie bei der ZKS-Abfall registriert sind. Wurde zusätzlich eine abweichende Empfangsadresse registriert, ist zu klären, unter welcher elektronischen Adresse Sie die behördliche Entscheidung erhalten möchten. Sollte eine elektronische Empfangsadresse noch nicht vorhanden sein, ist die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners einzutragen; diese kann aber nicht den ab 01.04.2010 zwingend notwendigen elektronischen Empfangszugang ersetzen.

zu 1.8

Formblatt EGF

Hier können ggf. ergänzende Anträge, Angaben oder Informationen übermittelt werden (z. B. Menge, kürzere Laufzeit, Angaben zum vorherigen Nachweis bei Folgeanträgen). Der Einsammler kann hier auch die Mengen eintragen, die er in dem jeweiligen Bundesland einsammeln möchte.

zu 1.9

Hier bestätigt der Abfallerzeuger/-besitzer seine Angaben durch rechtsverbindliche Unterschrift bzw. durch qualifizierte elektronische Signatur unter Angabe des Datums. Das Textfeld oberhalb von Nr. 1.9 ist im Falle einer Bevollmächtigung und/oder Beauftragung von Bedeutung und beinhaltet die entsprechenden Erklärungen des Abfallerzeugers/-besitzers.

zu 2

Abfallerzeuger und -besitzer können sich gemäß § 14 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) durch die Erteilung einer Verfahrensbevollmächtigung im bundesrechtlichen Nachweisverfahren und ggf. landesrechtlichen An-dienungsverfahren von einem Dritten vertreten lassen (vgl. LAGA M 27, Randnr. 123 ff.). Ist unter Nr. 2 ein Bevollmächtigter eingetragen und bestätigt dieser die Verfahrensbevollmächtigung unter Nr. 2.6 mit seiner Unterschrift, ist er für die Behörde bzw. Zentrale Stelle Ansprechpartner in allen Fragen, die das Nachweis- bzw. Andienungsverfahren betreffen. Ihm gegenüber werden auch entsprechende Bescheide bekannt gegeben. Etwas anderes gilt nur, wenn die Bevollmächtigung durch Ankreuzen des Kästchens oberhalb von Nr. 1.9 auf die Abgabe der Verantwortlichen Erklärung beschränkt wird. In diesem Fall darf der Bevollmächtigte nur die Verantwortliche Erklärung für den Abfallerzeuger/-besitzer ausfüllen und unterzeichnen (§ 3 Abs. 4 NachwV). Ansprechpartner für die  Behörde  bzw. Zentrale Stelle bleibt hier der Abfallerzeuger/-besitzer.

Für das Ausfüllen von Nr. 2.1 bis 2.5 gelten die Ausführungen zu Nr. 1.1 bis 1.5 entsprechend.

Die Annahme der Bevollmächtigung des Abfallerzeugers hat der Bevollmächtigte durch seine qualifizierte elektronische Signatur – in der Papierform durch Unterschrift – in Feld 2.6 zu bestätigen; fehlt die Bestätigung, ist die Bevollmächtigung unwirksam.

zu 3

Der Abfallerzeuger kann mit der Beauftragung nach dieser Ziffer die Abrechnung der anfallenden Gebühren und Entgelte (Kosten) einem Dritten übertragen. Durch seine Unterschrift unter Nr. 3.6 verpflichtet sich der Beauftragte, die anfallenden Kosten zu bezahlen. Allerdings haften Abfallerzeuger/-besitzer und Beauftragter gesamtschuldnerisch für die Kosten. Falls der Beauftragte die Kosten nicht zahlt, können diese auch beim Abfallerzeuger/-besitzer erhoben werden. Unter Nr. 3.6 kann auch eine abweichende Rechnungsanschrift innerhalb des Betriebes angegeben werden.

Für das Ausfüllen von Nr. 3.1 bis 3.5 gelten die Ausführungen zu Nr. 1.1 bis 1.5 entsprechend.

Die Annahme der Beauftragung des Abfallerzeugers hat der Beauftragte durch seine qualifizierte elektronische Signatur – in der Papierform durch Unterschrift – in Feld 3.6 zu bestätigen; fehlt die Bestätigung, ist die Beauftragung unwirksam, d. h. Kostenfestsetzungsbescheide erfolgen gegenüber dem kostenpflichtigen Abfallerzeuger.

Bevollmächtigte und/oder Beauftrage sollten sich von ihrer zuständigen Behörde nach Landesrecht eine amtliche Kennnummer für die Rolle des Bevollmächtigten im elektronischen Verfahren zuteilen lassen, und sich mit dieser amtlichen Kennnummer bei der ZKS-Abfall in der Rolle Bevollmächtigter registrieren.

Liegt keine Registrierung als Bevollmächtigter bei der ZKS-Abfall vor, kann der Bevollmächtigte und/oder Beauftragte eine andere für seinen Betrieb registrierte Kennnummer (Erzeuger-, Beförderer- oder Entsorgernummer) in Verbindung mit der bei der ZKS-Abfall registrierten Rolle verwenden, z. B. Rolle Entsorger (ENT) und die neunstellige Entsorgernummer oder die Rolle Beförderer (BEF) und die neunstellige Beförderernummer. Diese Angaben tragen Sie bitte unter „Zugang“ ein.

zu 4

Die Nr. 4 des ergänzenden Formblattes (EGF) ist ausschließlich für die elektronische Form vorgesehen. Die Eintragungen erfolgen durch die zuständige Behörde, soweit ein EGF nachträglich in Papierform zu einem elektronischen (Sammel-)Entsorgungsnachweis vorgelegt wird.

Bitte beachten Sie, dass die Reihenfolge der Signaturen bei Bevollmächtigungen und/oder Beauftragungen eingehalten werden muss. Der Abfallerzeuger signiert immer als Letzter nach dem Bevollmächtigten und nach dem Beauftragten und bestätigt mit seiner Signatur – in der Papierform mit seiner Unterschrift – die rechtswirksame Bevollmächtigung und/oder Beauftragung.